Работа с пользователями

Работа с пользователями осуществляется в разделе «Пользователи» главного меню:

Страница раздела «Пользователи» представляет собой список записей в табличном виде. Каждая строка таблицы соответствует одному пользователю и содержит несколько столбцов с ключевой информацией.

Действия с учётной записью пользователя

Для управления учётной записью пользователя необходимо нажать кнопку в строке с записью о пользователе. Будет вызвано контекстное меню:

Доступны следующие действия:

• Войти от имени — авторизация в системе под выбранным пользователем;
• Редактировать профиль — редактирование профиля пользователя;
• Подтвердить email — пользователю будет направлена ссылка для активации на адрес электронной почты, указанный при регистрации;
• Написать письмо — откроется окно создания письма;
• Добавить группу — назначение группы выбранному пользователю;
• Перенести данные — запуск переноса пользовательских данных с учётной записи выбранного пользователя на учётную запись другого пользователя;
• Заблокировать — ограничивает доступ пользователя к системе;
• Удалить — удаление пользователя с портала.

Добавление пользователя

Для добавления пользователя в систему необходимо:

1. В разделе «Пользователи» нажать кнопку «Создать».
2. В окне «Создание пользователя» заполнить поля:
   • Фамилия (обязательное поле);
   • Имя (обязательное поле);
   • Отчество;
   • Email;
   • Логин (обязательное поле);
   • Резервный email (для восстановления доступа к аккаунту);
   • Статус (выбрать из выпадающего списка — Определяет возможность входа в систему);
   • Загрузить фото. Нажмите на область с фото, чтобы загрузить изображение: выберите нужный файл в появившемся окне проводника.

Если раскрыть блок «Дополнительные поля», в нём можно:

• Задать пароль (выбирается радиокнопкой: сгенерировать автоматически или задать вручную);
• Внести общие данные (дата рождения, пол, адрес, телефон, дополнительный телефон);
• В блоке «Компания» можно выбрать из выпадающего списка организацию (по умолчанию задана корневая организация) и задать квоту;
• Задать группу пользователя;
• В блоке «Должность» можно задать должность и указать руководителя.

Просмотр данных пользователя

Для просмотра данных пользователя необходимо нажать на строку с записью о пользователе. Отобразится окно просмотра данных пользователя:

При нажатии кнопки появляется контекстное меню.

Просмотр дополнительной информации

Для просмотра личных данных пользователя необходимо перейти в профиль пользователя и нажать на строку «Дополнительная информация». Отобразится окно просмотра личных данных пользователя:

Для редактирования личных данных пользователя необходимо:

1. Нажать кнопку «Редактировать» ;
2. Внести требуемые изменения и нажать кнопку «Сохранить».

Управление активными подключениями пользователя

Для просмотра активных подключений пользователя необходимо перейти в профиль пользователя и нажать на строку «Активные подключения». Отобразятся все активные сеансы пользователя:

Для прекращения всех сеансов необходимо нажать «Прервать все подключения, кроме текущего».

Просмотр данных об использовании квоты хранения

Для просмотра данных о квоте хранения данных необходимо перейти в профиль пользователя и нажать на строку «Квота хранения данных». Отобразятся данные об использовании пользователем квоты:

Редактирование данных пользователя

Для редактирования данных пользователя выполните следующие действия:

1. В разделе «Пользователи» выберите строку с записью нужного пользователя.

2. В окне просмотра данных пользователя нажмите кнопку редактирования . Или нажмите в соответствующей строке таблицы раздела «Пользователи».

3. Внесите необходимые изменения в отображаемые настройки и нажмите кнопку «Сохранить». Если изменения не были внесены, кнопка «Сохранить» неактивна:

В окне редактирования доступны изменения параметров, описанных ниже.

Личные данные

Страница раздела «Личные данные» предназначена для редактирования персональной информации пользователя в системе. Здесь можно обновить учётные данные, общую информацию и загрузить фотографию профиля.

Раздел «Личные данные» содержит блоки:

• Фото профиля и статус пользователя, а также кнопку «Войти от имени»;
• Учётные данные;
• Общая информация.

Фото профиля и статус пользователя: в этом блоке можно загрузить или изменить фотографию профиля пользователя. Также здесь отображается полное имя пользователя (Фамилия, Имя, Отчество), которое берётся из блока «Общая информация». Помимо этого, здесь можно изменить статус пользователя, выбрав из выпадающего списка:

• Активный;
• Заблокированный.

В правой части блока расположена кнопка «Войти от имени». При её нажатии откроется окно с соответствующим названием, где в поле «Пароль» необходимо ввести пароль администратора системы. После нажатия кнопки «Отправить» будет выполнен вход в систему от имени выбранного пользователя:

Учётные данные: в поле «Логин» можно установить или изменить уникальное имя пользователя для входа в систему.

В поле «Email» можно задать или обновить основной адрес электронной почты, связанный с аккаунтом. Если email не подтверждён, справа от поля отображается иконка — «Подтвердить email». При её нажатии откроется окно подтверждения. После нажатия кнопки «Отправить» пользователю будет отправлена ссылка для активации на указанный адрес электронной почты:

Резервный email: в поле «Резервный email» можно указать или изменить дополнительный адрес электронной почты, который будет использоваться для восстановления доступа к аккаунту.

Нажатие кнопки «Сохранить» под каждым из полей блока позволит сохранить все внесённые изменения и обновить информацию в системе:

Общая информация: поля «Фамилия» и «Имя» обязательны для заполнения, в них указываются фамилия и имя пользователя соответственно, «Отчество» — поле для ввода или изменения отчества пользователя. В поле «Дата рождения» задаётся или изменяется дата рождения. «Адрес» — поле для ввода полного адреса проживания (город, улица, дом). Телефон и Дополнительный телефон — поля для указания основных и дополнительных контактных номеров пользователя.

Ниже отображаются служебные поля: «Дата создания профиля» и «Дата последнего входа», которые доступны только для чтения.

Нажатие кнопки «Сохранить» под блоком позволит сохранить все внесённые изменения и обновить информацию в системе:

Компания

Раздел «Компания» содержит блоки:

• Организация;
• Должность;
• Группы.

Организация: в блоке «Организация» находится обязательное поле для выбора организации пользователя из выпадающего списка. После выбора организации кнопка «Сохранить» становится активной для подтверждения изменений.

Должность: в блоке «Должность» предусмотрена возможность добавления одной или нескольких должностей. Для добавления должности необходимо нажать кнопку «Добавить Должность», после чего появляется поле для ввода наименования должности.

Для каждой должности предусмотрена возможность добавления руководителя с помощью кнопки «Добавить руководителя», при нажатии на которую появляется модальное окно «Добавить руководителя»:

Справа от поля «Руководитель» находится кнопка удаления , позволяющая удалить соответствующую должность. По завершении добавления должностей требуется нажать кнопку «Сохранить» для сохранения изменений.

Группы: в блоке «Группы» предусмотрена возможность назначения одной или нескольких групп. Для добавления группы необходимо нажать кнопку «Добавить группу», после чего открывается модальное окно с перечнем доступных групп и строкой поиска по группам. В модальном окне следует отметить необходимые группы флажками и нажать кнопку «Добавить» для подтверждения выбора. Назначенные группы отображаются в виде меток, с возможностью быстрого удаления нажатием на метке. При внесении изменений в список групп кнопка «Сохранить» становится активной для сохранения изменений.

Безопасность

Данный раздел предназначен для управления локальной авторизацией пользователя и контроля активных сессий в системе:

Авторизация локальная: здесь отображаются данные пользователя (логин и Email).

Кроме того, в данном блоке имеется возможность сброса пароля с помощью кнопки «Сбросить пароль». При нажатии на кнопку «Сбросить пароль» появится окно подтверждения «Сброс пароля». После нажатия кнопки «Сбросить» в поле «Ссылка на восстановление пароля» появится ссылка для изменения пароля. Кнопка «Отмена» отменяет сброс пароля:

Активные подключения: в этом блоке показаны все текущие активные сессии пользователя с детализацией:

• Операционная система: информация о системе, с которой осуществляется доступ;
• Браузер: название и версия используемого веб-браузера;
• IP-адрес: адрес, с которого выполняется подключение;
• Дата последнего входа: когда пользователь в последний раз заходил в систему.

Администратор имеет возможность завершить все активные подключения пользователя с помощью опции «Прервать все подключения». Также можно прервать отдельные подключения нажатием справа от подключения. Это обеспечивает дополнительный уровень безопасности, позволяя разорвать нежелательные или забытые сессии.

Почтовые аккаунты

Раздел предназначен для управления почтовыми учётными записями в системе. В поле «Учётная запись» отображается адрес электронной почты, который используется в модуле «Почта». Кнопка «сменить пароль» позволяет изменить пароль для текущей учётной записи. Кнопка «Удаление учётной записи» позволяет отвязать текущую учётную запись:

Диск

Раздел «Диск» содержит настройки политики хранения, в частности информацию о квоте — объёме доступного дискового пространства для пользователя. В разделе предусмотрено поле выбора квоты из списка доступных вариантов, предварительно заданных в разделе «Настройка квот»:

Время и языки

Данный раздел предназначен для настройки языка интерфейса и отображения времени в системе с учётом основного и дополнительного часового пояса.

Блок «Язык» позволяет выбрать язык, который будет использоваться в интерфейсе всех модулей системы.

Настройки часовых поясов влияют на корректное отображение времени во всех модулях, а дополнительный часовой пояс используется только в модуле «Календарь».

Флаг «Отображать в календаре дополнительный часовой пояс» позволяет настроить дополнительный часовой пояс для отображения в модуле «Календарь».

Кнопка «Сохранить» применяет внесённые изменения:

Назначение группы

Назначить пользователю группу можно следующими способами:

1. Через контекстное меню: выбрать пункт «Добавить группу». В появившемся модальном окне отметить необходимые группы флажками и нажать кнопку «Добавить». Выбранные группы будут добавлены пользователю:

2. Через профиль пользователя в разделе «Компания»:

Удаление пользователя

Для удаления пользователя и его данных с портала необходимо:

1. В разделе «Пользователи» в контекстном меню выбрать пункт «Удалить». Для удаления нескольких пользователей отметить флагами требуемые записи и в перечне элементов управления выбрать действие «Удалить»:

2. Будет выведено окно с подтверждением удаления выбранных записей. При удалении пользователя будут удалены в том числе его документы. Для передачи данных необходимо в открывшемся окне «Удаление пользователей» нажать кнопку «Выбрать +» и в открывшемся модальном окне «Выбрать пользователя для передачи данных» назначить пользователя, которому будет предоставлен доступ к документам удаляемого пользователя:

3. Для подтверждения удаления нажать кнопку «Удалить». Для отмены нажать кнопку «Отмена».