В онлайн-офисе существует три основных уровня доступа: гость с правами только на просмотр, пользователь с базовыми привилегиями и администратор с дополнительными привилегиями.
Среди администраторов есть:
- администраторы модуля, которые управляют отдельным модулем или несколькими из них
- администраторы с полным доступом, которые управляют всеми модулями портала
- владелец портала, который осуществляет контроль над всем порталом
Обычно владелец портала — это тот, кто создал портал. Если он хочет назначить другого участника портала на эту позицию, ему необходимо:
- переключиться на настройки портала, выбрав в верхнем меню опцию Настройки
- развернуть раздел Безопасность на левой боковой панели и выбрать подраздел Права доступа
- из выпадающего списка под своей фотографией выбрать другого человека
- нажать на кнопку Сменить владельца портала
- проверить почтовый ящик и перейти по ссылке для подтверждения, отправленной в сообщении по электронной почте
Владелец портала обладает такими же правами, как и администратор с полным доступом, и может выполнять следующие операции:
| Администратор с полным доступом | Владелец портала |
|---|---|
| добавление участников портала редактирование профилей участников назначение администраторов модулей изменение настроек портала (см. раздел Настройка портала) резервное копирование данных портала (см. статью) | + смена владельца портала |
После того как участник портала добавлен на портал, он получает права пользователя или гостя. Администраторы с полным доступом могут предоставить привилегии администратора только пользователям. Для этого надо выполнить следующие шаги:
- переключиться на настройки портала, выбрав в верхнем меню опцию Настройки
- выбрать опцию Права доступа на левой боковой панели
- нажать на ссылку Показать рядом с заголовком Администраторы
- нажать на ссылку Выбрать пользователя под списком администраторов
- выбрать человека или нескольких человек сразу из существующих пользователей/гостей или создать нового администратора прямо здесь, нажав на ссылку Создать новый профиль
- нажмите кнопку Сохранить
- выбранный человек по умолчанию получит максимальный доступ ко всем модулям портала; для ограничения этого доступа снимите флажки, соответствующие тем модулям, к которым вы не хотите предоставлять доступ администратору
Такая структура прав доступа — гость/пользователь/администратор — действительна для следующих модулей портала:
- Документы
- CRM
- Сообщество
- Люди
- Почта
Основные права доступа перечислены в таблице ниже.
| Документы | CRM | Сообщество | Люди | Почта | |
|---|---|---|---|---|---|
| Гость | просмотр файлов, доступных всем участникам; скачивание файлов из папки Общие документы, а также документов, к которым гостю предоставили доступ; загрузка файлов в папки, к которым гостю предоставили доступ | добавление комментариев к существующим записям, прикрепление файлов к комментариям | редактирование собственного профиля | ||
| Пользователь | создание/редактирование/управление/обмен файлами и папками в разделе Мои документы, просмотр файлов в разделе Общие документы | создание нового контента и редактирование собственных материалов | редактирование собственного профиля, просмотр профилей других участников | управление своими учетными записями почты, получение и отправка писем | |
| Администратор модуля | + создание/редактирование/управление/создание внешних ссылок/обмен файлами и папками в разделе Общие документы | + модерация всего контента в модуле | + добавление/приглашение участников, создание групп и редактирование профилей других участников | + управление Почтовым сервером (добавление своего домена, создание почтовых ящиков, почтовых групп) и общими настройками почты |
Инструменты онлайн-офиса — Почта, Чат, Календарь, Лента — доступны всем пользователям портала.
Гости могут пользоваться всеми инструментами, кроме Почты.