Переназначение данных при удалении профилей
Что происходит с данными без переназначения
Если не переназначать данные при удалении заблокированных пользователей, также будут удалены принадлежащие пользователю материалы, созданные им на портале, а именно:
- В модуле Документы личные документы и папки удаляются, а общие документы, созданные пользователем, переназначаются:
- Личные документы и папки, недоступные для других пользователей (в том числе и для администраторов), удаляются.
- Личные документы и папки, к которым был предоставлен доступ для других пользователей, удаляются.
- Документы и папки, созданные пользователем в разделе Общие, не удаляются, но владение ими передается администратору, инициировавшему удаление пользователя.
- В модуле Почта удаляются письма и почтовые ящики.
- В Чате удаляются сообщения и файлы, отправленные пользователем.
- В модуле CRM удаленный пользователь также удаляется из списка менеджеров, ответственных за контакт. Отчеты, созданные пользователем, удаляются (по аналогии с личными документами). Другие сущности CRM, связанные с удаленным пользователем, не затрагиваются.
- В модуле Проекты все сущности, связанные с удаленным пользователем, не затрагиваются (например, имя удаленного пользователя остается в числе пользователей, ответственных за открытую задачу).
Чтобы избежать удаления данных, можно переназначить сущности модулей Документы, Проекты и CRM активному пользователю.
Что происходит с данными при переназначении
После переназначения данных и удаления пользователя будут переданы/сохранены следующие материалы:
- Модуль Документы
- Личные документы, доступные для других пользователей портала, будут перенесены в раздел Мои документы выбранного активного пользователя, где будет создана новая папка с названием типа ‘Документы пользователя Иван Иванов’. Все права доступа, предоставленные другим пользователям портала, будут сохранены;
- Владение документами, созданными заблокированным пользователем в разделе Общие, будет передано выбранному пользователю;
- Документы из раздела В проектах, созданные заблокированным пользователем, остаются, владелец не меняется.
- Модуль Проекты
- Активные и приостановленные проекты, открытые вехи и задачи переназначаются выбранному активному пользователю.
- Модуль CRM
- Контакты, открытые задачи и незакрытые сделки переназначаются выбранному активному пользователю. Указанный пользователь также добавляется в качестве участника в открытые мероприятия заблокированного пользователя.
После переназначения данных и удаления пользователя будут удалены следующие материалы:
- Личные документы, к которым не был предоставлен доступ для других пользователей в модуле Документы;
- Письма и почтовые ящики в модуле Почта;
- История сообщений и отправленные файлы в Чате;
- Закрытые проекты, вехи, задачи в модуле Проекты;
- Закрытые задачи и возможные сделки в модуле CRM.
Удаление отдельного пользователя
Чтобы удалить отдельного пользователя,
- Откройте список заблокированных пользователей, выбрав соответствующий статус в фильтре наверху,
- Нажмите на кнопку
Действия рядом с заблокированным пользователем, - Выберите в меню опцию Удалить профиль,
- Откроется окно подтверждения, где будет предложено переназначить данные пользователя.
- Нажмите на кнопку Передать данные в окне подтверждения.
- Откроется новая страница, где можно выбрать пользователя портала, которому вы хотите передать данные. Выберите из списка нужного активного пользователя.
- Опция Удалить профиль после завершения передачи данных отмечена по умолчанию, что позволяет автоматически удалить профиль после переназначения данных.
- Нажмите кнопку Передать.
Теперь можно закрыть эту страницу. После того, как передача данных завершится, вы получите оповещение по электронной почте. Если вы сняли пометку с опции Удалить профиль после завершения передачи данных, можно вернуться к списку заблокированных пользователей и вручную удалить пользователя без потери его данных.
Удаление нескольких пользователей
Переназначение данных — это индивидуальное действие, то есть, если вы хотите удалить несколько пользователей одновременно, предварительно потребуется переназначить данные для каждого из них в отдельности.
Чтобы переназначить данные любого заблокированного пользователя,
- Нажмите на кнопку Действия рядом с заблокированным пользователем.
- Выберите в меню опцию Передать данные.
- Откроется новая страница, где можно выбрать пользователя портала, которому вы хотите передать данные. Выберите из списка нужного активного пользователя.
- Отметьте опцию Удалить профиль после завершения передачи данных, чтобы автоматически удалить профиль после переназначения данных.
- Нажмите кнопку Передать.
После переназначения всех нужных данных (если вы не отметили опцию Удалить профиль после завершения передачи данных) можно вернуться к списку заблокированных пользователей, отметить галочками пользователей, которых требуется удалить, и нажать кнопку Удалить над списком пользователей, чтобы удалить нескольких пользователей одновременно без потери их данных.