В редакторе электронных таблиц вы можете работать над электронной таблицей совместно с другими пользователями. Эта возможность включает в себя следующее:

  • одновременный многопользовательский доступ к редактируемой электронной таблице
  • визуальная индикация ячеек, которые редактируются другими пользователями
  • мгновенное отображение изменений или синхронизация изменений одним нажатием кнопки
  • чат для обмена идеями по поводу отдельных частей электронной таблицы
  • комментарии, содержащие описание задачи или проблемы, которую необходимо решить (работа с комментариями доступна и в автономном режиме без подключения к онлайн-версии)

Подключение к онлайн-версии

В десктопном редакторе необходимо открыть пункт меню Совместная работа на левой боковой панели в главном окне программы и подключиться к облачной версии, указав логин и пароль учетной записи.

Совместное редактирование

В редакторе электронных таблиц можно выбрать один из двух доступных режимов совместного редактирования:

  • Быстрый используется по умолчанию, в нем изменения, вносимые другими пользователями, отображаются в реальном времени.
  • Строгий режим позволяет скрывать изменения, внесенные другими пользователями, до тех пор, пока вы не нажмете значок Сохранить , чтобы сохранить ваши изменения и принять изменения, внесенные другими.

Режим можно выбрать в Дополнительных настройках. Нужный режим также можно выбрать, используя значок  Режим совместного редактирования на вкладке Совместная работа верхней панели инструментов:

Обратите внимание: при совместном редактировании электронной таблицы в Быстром режиме недоступна возможность Отменить/Повторить последнее действие.

Когда электронную таблицу редактируют одновременно несколько пользователей в Строгом режиме, редактируемые ячейки, а также ярлычок листа, на котором находятся эти ячейки, помечаются пунктирными линиями разных цветов. При наведении курсора мыши на одну из редактируемых ячеек отображается имя того пользователя, который в данный момент ее редактирует. В Быстром режиме действия и имена участников совместного редактирования отображаются непосредственно в процессе редактирования.

Количество пользователей, которые в данный момент работают над текущей электронной таблицей, отображается в правой части шапки редактора — . Чтобы увидеть, кто именно редактирует файл в настоящий момент, можно щелкнуть по этому значку или открыть панель Чата с полным списком пользователей.

Если файл не просматривают или не редактируют другие пользователи, значок в шапке редактора будет выглядеть следующим образом: . C его помощью можно непосредственно из документа управлять пользователями, имеющими доступ к файлу: приглашать новых пользователей, предоставляя им права на редактированиепросмотр или комментирование электронной таблицы, или запрещать доступ к файлу для некоторых пользователей. Нажмите на этот значок для управления доступом к файлу; это можно сделать и в отсутствие других пользователей, которые просматривают или совместно редактируют документ в настоящий момент, и при наличии других пользователей, когда значок выглядит так: . Права доступа также можно задать, используя значок  Совместный доступ на вкладке Совместная работа верхней панели инструментов.

Как только один из пользователей сохранит свои изменения, нажав на значок , все остальные увидят в левом верхнем углу примечание, которое сообщает о наличии обновлений. Чтобы сохранить внесенные вами изменения и сделать их доступными для других пользователей, а также получить обновления, сохраненные другими пользователями, нажмите на значок  в левом верхнем углу верхней панели инструментов.

Чат

Этот инструмент можно использовать для оперативного согласования процесса совместного редактирования, например, для того, чтобы договориться с другими участниками, кто и что должен делать, какой абзац вы собираетесь сейчас отредактировать и т.д.

Сообщения в чате хранятся только в течение одной сессии. Для обсуждения содержания документа лучше использовать комментарии, которые хранятся до тех пор, пока вы не решите их удалить.

Чтобы войти в чат и оставить сообщение для других пользователей:

  1. нажмите на значок  на левой боковой панели или
    переключитесь на вкладку Совместная работа верхней панели инструментов и нажмите на кнопку  Чат,
  2. введите текст в соответствующем поле ниже,
  3. нажмите кнопку Отправить.

Все сообщения, оставленные пользователями, будут отображаться на панели слева. Если есть новые сообщения, которые Вы еще не прочитали, значок чата будет выглядеть так — .

Чтобы закрыть панель с сообщениями чата, нажмите на значок  на левой боковой панели или кнопку  Чат на верхней панели инструментов еще раз.

Комментарии

Работа с комментариями доступна в офлайн-режиме без подключения к онлайн-версии.

Чтобы оставить комментарий:

  1. выделите ячейку, в которой, по Вашему мнению, содержится какая-то ошибка или проблема,
  2. переключитесь на вкладку Вставка или Совместная работа верхней панели инструментов и нажмите на кнопку  Комментарий или
    используйте значок  на левой боковой панели, чтобы открыть панель Комментарии, и нажмите на ссылку Добавить комментарий к документу или
    щелкните правой кнопкой мыши внутри выделенной ячейки и выберите в меню команду Добавить комментарий,
  3. введите нужный текст,
  4. нажмите кнопку Добавить.

Комментарий появится на панели слева. В правом верхнем углу ячейки, к которой Вы добавили комментарий, появится оранжевый треугольник. Если требуется отключить эту функцию, нажмите на вкладку Файл на верхней панели инструментов, выберите опцию Дополнительные параметры… и снимите флажок Включить отображение комментариев в тексте. В этом случае ячейки, к которым добавлены комментарии, будут помечаться, только если Вы нажмете на значок .

Для просмотра комментария щелкните по ячейке. Вы или любой другой пользователь можете ответить на добавленный комментарий, чтобы дать ответ на вопросы или отчитаться о проделанной работе. Для этого надо нажать на ссылку Добавить ответ, ввести текст ответа в поле ввода и нажать кнопку Ответить.

Если Вы используете Строгий режим совместного редактирования, новые комментарии, добавленные другими пользователями, станут видимыми только после того, как Вы нажмете на значок  в левом верхнем углу верхней панели инструментов.

Вы можете управлять добавленными комментариями, используя значки во всплывающем окне комментария или на панели Комментарии слева:

  • отредактируйте выбранный комментарий, нажав значок ,
  • удалите выбранный комментарий, нажав значок Удалить,
  • закройте выбранное обсуждение, нажав на значок , если задача или проблема, обозначенная в комментарии, решена; после этого обсуждение, которое Вы открыли своим комментарием, приобретет статус решенного. Чтобы вновь его открыть, нажмите на значок . Если Вы хотите скрыть решенные комментарии, нажмите на вкладку Файл на верхней панели инструментов, выберите опцию Дополнительные параметры… и снимите флажок Включить отображение решенных комментариев. В этом случае решенные комментарии будут подсвечиваться, только когда Вы нажмете на значок .

ДОБАВЛЕНИЕ УПОМИНАНИЙ

При вводе комментариев можно использовать функцию упоминаний, которая позволяет привлечь чье-либо внимание к комментарию и отправить оповещение упомянутому пользователю по электронной почте и в Чат.

Чтобы добавить упоминание, введите знак «+» или «@» в любом месте текста комментария — откроется список пользователей портала. Чтобы упростить процесс поиска, вы можете начать вводить имя в поле комментария — список пользователей будет меняться по мере ввода. Выберите из списка нужного человека. Если упомянутому пользователю еще не был предоставлен доступ к файлу, откроется окно Настройки совместного доступа. По умолчанию выбран тип доступа Только чтение. Измените его в случае необходимости и нажмите кнопку OK.

Упомянутый пользователь получит по электронной почте оповещение о том, что он был упомянут в комментарии. Если к файлу был предоставлен доступ, пользователь также получит соответствующее оповещение.

Чтобы удалить комментарии,

  1. нажмите кнопку  Удалить на вкладке Совместная работа верхней панели инструментов,
  2. выберите нужный пункт меню:
    • Удалить текущие комментарии — чтобы удалить выбранный комментарий. Если к комментарию были добавлены ответы, все ответы к нему также будут удалены.
    • Удалить мои комментарии — чтобы удалить добавленные вами комментарии, не удаляя комментарии, добавленные другими пользователями. Если к вашему комментарию были добавлены ответы, все ответы к нему также будут удалены.
    • Удалить все комментарии — чтобы удалить все комментарии в электронной таблице, добавленные вами и другими пользователями.

Чтобы закрыть панель с комментариями, нажмите на значок  еще раз.