Совместное редактирование электронных таблиц

Распечатать/сохранить в PDF

В редакторе электронных таблиц вы можете работать над электронной таблицей совместно с другими пользователями. Эта возможность включает в себя следующее:

• одновременный многопользовательский доступ к редактируемой электронной таблице
• визуальная индикация ячеек, которые редактируются другими пользователями
• мгновенное отображение изменений или синхронизация изменений одним нажатием кнопки
• чат для обмена идеями по поводу отдельных частей электронной таблицы
• комментарии, содержащие описание задачи или проблемы, которую необходимо решить (работа с комментариями доступна и в автономном режиме без подключения к онлайн-версии)

Подключение к онлайн-версии

В десктопном редакторе необходимо открыть пункт меню Совместная работа на левой боковой панели в главном окне программы и подключиться к облачной версии, указав логин и пароль учетной записи.

Совместное редактирование

В редакторе электронных таблиц можно выбрать один из двух доступных режимов совместного редактирования:

• Быстрый используется по умолчанию, в нем изменения, вносимые другими пользователями, отображаются в реальном времени.
• Строгий режим позволяет скрывать изменения, внесенные другими пользователями, до тех пор, пока вы не нажмете значок Сохранить , чтобы сохранить ваши изменения и принять изменения, внесенные другими.

Режим можно выбрать в Дополнительных настройках. Нужный режим также можно выбрать, используя значок  Режим совместного редактирования на вкладке Совместная работа верхней панели инструментов:

Когда электронную таблицу редактируют одновременно несколько пользователей в Строгом режиме, редактируемые ячейки помечаются пунктирными линиями разных цветов, а ярлычок листа, на котором находятся эти ячейки, помечается красным маркером. При наведении курсора мыши на одну из редактируемых ячеек отображается имя того пользователя, который в данный момент ее редактирует. В Быстром режиме действия и имена участников совместного редактирования отображаются непосредственно в процессе редактирования данных в ячейках. В Быстром режиме диапазоны ячеек, выделенные пользователями в данный момент, также подсвечиваются границами разных цветов.

Наведите курсор мыши на выделенный диапазон, чтобы показать имя пользователя, который его редактирует.

Количество пользователей, которые в данный момент работают над текущей электронной таблицей, отображается в правой части шапки редактора — . Чтобы увидеть, кто именно редактирует файл в настоящий момент, можно щелкнуть по этому значку или открыть панель Чата с полным списком пользователей.

Если файл не просматривают или не редактируют другие пользователи, значок в шапке редактора будет выглядеть следующим образом: . C его помощью можно непосредственно из документа управлять пользователями, имеющими доступ к файлу: приглашать новых пользователей, предоставляя им права на редактирование, просмотр или комментирование электронной таблицы, или запрещать доступ к файлу для некоторых пользователей. Нажмите на этот значок для управления доступом к файлу; это можно сделать и в отсутствие других пользователей, которые просматривают или совместно редактируют документ в настоящий момент, и при наличии других пользователей, когда значок выглядит так: . Права доступа также можно задать, используя значок  Совместный доступ на вкладке Совместная работа верхней панели инструментов.

Как только один из пользователей сохранит свои изменения, нажав на значок , все остальные увидят в левом верхнем углу примечание, которое сообщает о наличии обновлений. Чтобы сохранить внесенные вами изменения и сделать их доступными для других пользователей, а также получить обновления, сохраненные другими пользователями, нажмите на значок  в левом верхнем углу верхней панели инструментов.

Режим просмотра в реальном времени

Режим просмотра в реальном времени используется для просмотра в реальном времени изменений, которые вносят другие пользователи, когда таблица открыта пользователем с правами доступа Только чтение.

Аноним

Пользователи портала, которые не зарегистрированы и не имеют профиля, считаются анонимными, хотя они по-прежнему могут совместно работать над документами. Чтобы добавить имя, анонимный пользователь должен ввести его в соответствующее поле, появляющееся в правом верхнем углу экрана при первом открытии документа. Установите флажок «Больше не спрашивать», чтобы сохранить имя.

Чат

Доступен только в онлайн-версии. Этот инструмент можно использовать для оперативного согласования процесса совместного редактирования, например, для того, чтобы договориться с другими участниками, кто и что должен делать, какой абзац вы собираетесь сейчас отредактировать и т.д.

Сообщения в чате хранятся только в течение одной сессии. Для обсуждения содержания документа лучше использовать комментарии, которые хранятся до тех пор, пока вы не решите их удалить.

Чтобы войти в чат и оставить сообщение для других пользователей:

1. нажмите на значок  на левой боковой панели или
   переключитесь на вкладку Совместная работа верхней панели инструментов и нажмите на кнопку  Чат,
2. введите текст в соответствующем поле ниже,
3. нажмите кнопку Отправить.

Все сообщения, оставленные пользователями, будут отображаться на панели слева. Если есть новые сообщения, которые Вы еще не прочитали, значок чата будет выглядеть так — .

Чтобы закрыть панель с сообщениями чата, нажмите на значок  на левой боковой панели или кнопку  Чат на верхней панели инструментов еще раз.

Комментарии

Работа с комментариями доступна в офлайн-режиме без подключения к онлайн-версии.

Чтобы оставить комментарий:

1. выделите ячейку, в которой, по Вашему мнению, содержится какая-то ошибка или проблема,
2. переключитесь на вкладку Вставка или Совместная работа верхней панели инструментов и нажмите на кнопку  Комментарий или
   используйте значок  на левой боковой панели, чтобы открыть панель Комментарии, и нажмите на ссылку Добавить комментарий к документу или
   щелкните правой кнопкой мыши внутри выделенной ячейки и выберите в меню команду Добавить комментарий,
3. введите нужный текст,
4. нажмите кнопку Добавить.

Комментарий появится на панели слева. В правом верхнем углу ячейки, к которой Вы добавили комментарий, появится оранжевый треугольник. Если требуется отключить эту функцию, нажмите на вкладку Файл на верхней панели инструментов, выберите опцию Дополнительные параметры… и снимите флажок Включить отображение комментариев в тексте. В этом случае ячейки, к которым добавлены комментарии, будут помечаться, только если Вы нажмете на значок .

Для просмотра комментария щелкните по ячейке. Вы или любой другой пользователь можете ответить на добавленный комментарий, чтобы дать ответ на вопросы или отчитаться о проделанной работе. Для этого надо нажать на ссылку Добавить ответ, ввести текст ответа в поле ввода и нажать кнопку Ответить.

Если Вы используете Строгий режим совместного редактирования, новые комментарии, добавленные другими пользователями, станут видимыми только после того, как Вы нажмете на значок  в левом верхнем углу верхней панели инструментов.

Вы можете управлять добавленными комментариями, используя значки во всплывающем окне комментария или на панели Комментарии слева:

• отсортируйте добавленные комментарии, нажав на значок :
• • по дате: От старых к новым или От новых к старым. Этот порядок сортировки выбран по умолчанию.
  • по автору: По автору от А до Я или По автору от Я до А.
  • по местонахождению: Сверху вниз или Снизу вверх. Обычный порядок сортировки комментариев по их расположению в документе выглядит следующим образом (сверху вниз): комментарии к тексту, комментарии к сноскам, комментарии к примечаниям, комментарии к верхним/нижним колонтитулам, комментарии ко всему документу.
  • по группе: Все или выберите определенную группу из списка
    

• отредактируйте выбранный комментарий, нажав значок ,
• удалите выбранный комментарий, нажав значок Удалить,
• закройте выбранное обсуждение, нажав на значок , если задача или проблема, обозначенная в комментарии, решена; после этого обсуждение, которое Вы открыли своим комментарием, приобретет статус решенного. Чтобы вновь его открыть, нажмите на значок . Если Вы хотите скрыть решенные комментарии, нажмите на вкладку Файл на верхней панели инструментов, выберите опцию Дополнительные параметры… и снимите флажок Включить отображение решенных комментариев. В этом случае решенные комментарии будут подсвечиваться, только когда Вы нажмете на значок .
• если вы хотите решить сразу несколько комментариев, на вкладке Совместная работа нажмите выпадающий список Решить и выберите один из вариантов решения комментариев: решить текущие комментарии, решить мои комментарии или решить все комментарии в таблице.

Добавление упоминаний

При вводе комментариев можно использовать функцию упоминаний, которая позволяет привлечь чье-либо внимание к комментарию и отправить оповещение упомянутому пользователю по электронной почте и в Чат.

Чтобы добавить упоминание, введите знак «+» или «@» в любом месте текста комментария — откроется список пользователей портала. Чтобы упростить процесс поиска, вы можете начать вводить имя в поле комментария — список пользователей будет меняться по мере ввода. Выберите из списка нужного человека. Если упомянутому пользователю еще не был предоставлен доступ к файлу, откроется окно Настройки совместного доступа. По умолчанию выбран тип доступа Только чтение. Измените его в случае необходимости и нажмите кнопку OK.

Упомянутый пользователь получит по электронной почте оповещение о том, что он был упомянут в комментарии. Если к файлу был предоставлен доступ, пользователь также получит соответствующее оповещение.

Чтобы удалить комментарии,

1. нажмите кнопку  Удалить на вкладке Совместная работа верхней панели инструментов,
2. выберите нужный пункт меню:
   • Удалить текущие комментарии — чтобы удалить выбранный комментарий. Если к комментарию были добавлены ответы, все ответы к нему также будут удалены.
   • Удалить мои комментарии — чтобы удалить добавленные вами комментарии, не удаляя комментарии, добавленные другими пользователями. Если к вашему комментарию были добавлены ответы, все ответы к нему также будут удалены.
   • Удалить все комментарии — чтобы удалить все комментарии в электронной таблице, добавленные вами и другими пользователями.

Чтобы закрыть панель с комментариями, нажмите на значок  еще раз.