Совместное редактирование презентаций

В редакторе презентаций вы можете работать над презентацией совместно с другими пользователями. Эта возможность включает в себя следующее:

одновременный многопользовательский доступ к редактируемой презентации
визуальная индикация объектов, которые редактируются другими пользователями
мгновенное отображение изменений или синхронизация изменений одним нажатием кнопки
чат для обмена идеями по поводу отдельных частей презентации
комментарии, содержащие описание задачи или проблемы, которую необходимо решить (работа с комментариями доступна и в автономном режиме без подключения к онлайн-версии)

Подключение к онлайн-версии

В десктопном редакторе необходимо открыть пункт меню Совместное редактирование на левой боковой панели в главном окне программы и подключиться к облачной версии, указав логин и пароль учетной записи.

Совместное редактирование

В редакторе презентаций можно выбрать один из двух доступных режимов совместного редактирования.

Быстрый используется по умолчанию, в нем изменения, вносимые другими пользователями, отображаются в реальном времени.
Строгий режим позволяет скрывать изменения, внесенные другими пользователями, до тех пор, пока вы не нажмете значок Сохранить , чтобы сохранить ваши изменения и принять изменения, внесенные другими.

Режим можно выбрать в Дополнительных настройках. Нужный режим также можно выбрать, используя значок Режим совместного редактирования на вкладке Совместная работа верхней панели инструментов:

Обратите внимание: при совместном редактировании презентации в Быстром режиме недоступна возможность Повторить последнее отмененное действие.

Когда презентацию редактируют одновременно несколько пользователей в Строгом режиме, редактируемые объекты (автофигуры, текстовые объекты, таблицы, изображения, диаграммы) помечаются пунктирными линиями разных цветов. Объект, который редактируете Вы, окружен зеленой пунктирной линией. Красные пунктирные линии означают, что объекты редактируются другими пользователями. При наведении курсора мыши на один из редактируемых объектов отображается имя того пользователя, который в данный момент его редактирует. В Быстром режиме действия и имена участников совместного редактирования отображаются непосредственно в процессе редактирования.

Количество пользователей, которые в данный момент работают над текущей презентацией, отображается в правой части шапки редактора — . Чтобы увидеть, кто именно редактирует файл в настоящий момент, можно щелкнуть по этому значку или открыть панель Чата с полным списком пользователей.

Если файл не просматривают или не редактируют другие пользователи, значок в шапке редактора будет выглядеть следующим образом: . С его помощью можно непосредственно из документа управлять пользователями, имеющими доступ к файлу: приглашать новых пользователей, предоставляя им права на редактирование, просмотр или комментирование презентации, или запрещать доступ к файлу для некоторых пользователей. Нажмите на этот значок для управления доступом к файлу; это можно сделать и в отсутствие других пользователей, которые просматривают или совместно редактируют документ в настоящий момент, и при наличии других пользователей, когда значок выглядит так: . Права доступа также можно задать, используя значок Совместный доступ на вкладке Совместная работа верхней панели инструментов.

Как только один из пользователей сохранит свои изменения, нажав на значок , все остальные увидят в строке состояния примечание, которое сообщает о наличии обновлений. Чтобы сохранить внесенные вами изменения и сделать их доступными для других пользователей, а также получить обновления, сохраненные другими пользователями, нажмите на значок в левом верхнем углу верхней панели инструментов. Обновления будут подсвечены, чтобы Вы могли проверить, что конкретно изменилось.

Чат

Этот инструмент можно использовать для оперативного согласования процесса совместного редактирования, например, для того, чтобы договориться с другими участниками, кто и что должен делать, какой абзац вы собираетесь сейчас отредактировать и т.д.

Сообщения в чате хранятся только в течение одной сессии. Для обсуждения содержания документа лучше использовать комментарии, которые хранятся до тех пор, пока вы не решите их удалить.

Чтобы войти в чат и оставить сообщение для других пользователей:

нажмите на значок на левой боковой панели или
переключитесь на вкладку Совместная работа верхней панели инструментов и нажмите на кнопку Чат,
введите текст в соответствующем поле ниже,
нажмите кнопку Отправить.

Все сообщения, оставленные пользователями, будут отображаться на панели слева. Если есть новые сообщения, которые Вы еще не прочитали, значок чата будет выглядеть так — .

Чтобы закрыть панель с сообщениями чата, нажмите на значок на левой боковой панели или кнопку Чат на верхней панели инструментов еще раз.

выделите объект, в котором, по Вашему мнению, содержится какая-то ошибка или проблема,
переключитесь на вкладку Вставка или Совместная работа верхней панели инструментов и нажмите на кнопку Комментарий или
щелкните правой кнопкой мыши по выделенному объекту и выберите в меню команду Добавить комментарий,
введите нужный текст,
нажмите кнопку Добавить.

Объект, который вы прокомментировали, будет помечен значком . Для просмотра комментария щелкните по этому значку.

Чтобы добавить комментарий к определенному слайду, выделите слайд и используйте кнопку Комментарий на вкладке Вставка или Совместная работа верхней панели инструментов. Добавленный комментарий будет отображаться в левом верхнем углу слайда.

Чтобы создать комментарий уровня презентации, который не относится к определенному объекту или слайду, нажмите на значок на левой боковой панели, чтобы открыть панель Комментарии, и используйте ссылку Добавить комментарий к документу. Комментарии уровня презентации можно просмотреть на панели Комментарии. Здесь также доступны комментарии, относящиеся к объектам и слайдам.

Любой другой пользователь может ответить на добавленный комментарий, чтобы дать ответ на вопросы или отчитаться о проделанной работе. Для этого надо нажать на ссылку Добавить ответ, расположенную под комментарием, ввести текст ответа в поле ввода и нажать кнопку Ответить.

Если вы используете Строгий режим совместного редактирования, новые комментарии, добавленные другими пользователями, станут видимыми только после того, как вы нажмете на значок в левом верхнем углу верхней панели инструментов.

Вы можете управлять добавленными комментариями, используя значки во всплывающем окне комментария или на панели Комментарии слева:

отредактируйте выбранный комментарий, нажав значок ,
удалите выбранный комментарий, нажав значок Удалить,
закройте выбранное обсуждение, нажав на значок , если задача или проблема, обозначенная в комментарии, решена; после этого обсуждение, которое вы открыли своим комментарием, приобретет статус решенного. Чтобы вновь его открыть, нажмите на значок .

ДОБАВЛЕНИЕ УПОМИНАНИЙ

При вводе комментариев можно использовать функцию упоминаний, которая позволяет привлечь чье-либо внимание к комментарию и отправить оповещение упомянутому пользователю по электронной почте и в Чат.

Чтобы добавить упоминание, введите знак «+» или «@» в любом месте текста комментария — откроется список пользователей портала. Чтобы упростить процесс поиска, вы можете начать вводить имя в поле комментария — список пользователей будет меняться по мере ввода. Выберите из списка нужного человека. Если упомянутому пользователю еще не был предоставлен доступ к файлу, откроется окно Настройки совместного доступа. По умолчанию выбран тип доступа Только чтение. Измените его в случае необходимости и нажмите кнопку OK.

Упомянутый пользователь получит по электронной почте оповещение о том, что он был упомянут в комментарии. Если к файлу был предоставлен доступ, пользователь также получит соответствующее оповещение.

Чтобы удалить комментарии,

нажмите кнопку Удалить на вкладке Совместная работа верхней панели инструментов,
выберите нужный пункт меню:
- Удалить текущие комментарии — чтобы удалить выбранный комментарий. Если к комментарию были добавлены ответы, все ответы к нему также будут удалены.
- Удалить мои комментарии — чтобы удалить добавленные вами комментарии, не удаляя комментарии, добавленные другими пользователями. Если к вашему комментарию были добавлены ответы, все ответы к нему также будут удалены.
- Удалить все комментарии — чтобы удалить все комментарии в презентации, добавленные вами и другими пользователями.

Чтобы закрыть панель с комментариями, нажмите на значок еще раз.