Модуль «Почта»

Распечатать/сохранить в PDF

Модуль «Почта» обеспечивает отправку, получение и организацию электронной корреспонденции. Модуль позволяет эффективно общаться с коллегами, партнерами и другими контактами.

При переходе в модуль почта открывается главная страница модуля.

Окно интерфейса модуля делится на три функциональных блока:

• Боковое меню (поз.1);
• Верхняя панель инструментов (поз.2);
• Основная область (поз.3).

Боковое меню

Боковое меню обеспечивает основную навигацию по почтовому ящику, предоставляя быстрый доступ к ключевым разделам и функциям. Оно включает в себя следующие элементы:

• Кнопка «Создать сообщение»: Находится в самом верху панели. Открывает окно для написания нового письма (подробнее в п. «Создание и отправка писем»).
• Список папок:
  • Входящие: содержит все входящие письма. Число рядом с названием папки указывает на количество непрочитанных писем.
  • Отправленные: содержит копии отправленных писем.
  • Черновики: содержит письма, которые были начаты, но еще не отправлены (черновики).
  • Спам: содержит письма, отфильтрованные как нежелательные.
  • Корзина: содержит удаленные письма.
  • Исходящие: письма которые находятся в процессе отправки.
• Кнопка «+Добавить папку»: позволяет создавать пользовательские папки для организации писем.
• Раздел «Ярлыки»: позволяет организовывать и категоризировать письма. Ярлыки позволяют пользователям создавать собственные метки для группировки писем по различным признакам, например, по темам, проектам или отправителям. В отличие от папок, одно письмо может иметь несколько ярлыков, что обеспечивает гибкость в организации почты. Рядом с заголовком раздела находится кнопка «+», она позволяет создать новый ярлык.

Сверху над кнопкой «+Создать сообщение» находится кнопка  раскрытия/скрытия бокового меню. Позволяет сворачивать и разворачивать левую навигационную панель.

Верхняя панель инструментов

Основные элементы панели инструментов:

• Поле поиска (поз.1): позволяет осуществлять поиск писем по ключевым словам, фразам, отправителям, темам и другим параметрам. Имеет опцию расширенного поиска.
• Кнопка  «Обновить»: обновляет список писем в текущей папке, проверяя наличие новых сообщений.
• Индикатор диапазона отображаемых писем (поз.3): отображает, какой диапазон писем отображается на текущей странице и общее количество писем в выбранной папке.
• Кнопки навигации по страницам списка писем (поз.4): Позволяют переключаться между страницами списка писем, если количество писем превышает количество, отображаемое на одной странице.
• Фильтр (поз.5): позволяет изменить порядок сортировки писем, а также фильтровать список писем по определенным критериям.
• Кнопки отображения списка писем (поз.6):
  • Разделять  : переключает вид списка писем в режим «предварительный просмотр», где отображается список писем, а справа от него появляется область для предварительного просмотра выбранного письма. Этот режим позволяет просматривать содержимое письма без необходимости открывать его в отдельном окне.
  • Не разделять  : переключает вид списка писем в режим «список», где отображается только список писем с основными деталями (отправитель, тема, дата) без области предварительного просмотра. Это позволяет видеть больше писем на экране одновременно.
• Кнопка «Настройки» (поз.7): открывает страницу настроек, где можно настроить различные параметры работы с почтой.

При выделении одного или нескольких писем в списке, появляется панель инструментов над списком писем (поз.2 ) отображая элементы для выполнения действий над выбранными сообщениями:

• Удалить  : перемещает выбранные письма в корзину.
• Ярлыки  : позволяет задать метки для выбранных писем.
• Отметить как непрочитанное  : пометить как прочитанное/непрочитанное
• Переместить  : позволяет переместить письмо в заданную папку.
• Отметить как спам  : помечает выбранные и будущие письма от этого отправителя как спам, перемещая их в папку «Спам».

Основная область

Основная область (поз.3) предназначена для отображения списка писем в текущей папке. Каждая строка представляет собой отдельное письмо.

Элементы строки письма:

• Чекбокс: расположен в начале каждой строки и предназначен для выбора одного или нескольких писем. Активация чекбоксов позволяет применить групповые операции к выбранным сообщениям, такие как удаление, перемещение, присвоение метки, пометка как спам, изменение статуса прочтения и другие.
• Иконка флага: если иконка красного цвета, то это индикатор того, что письмо помечено пользователем как важное, письма с установленным флагом могут быть отфильтрованы или отсортированы для облегчения доступа к важным сообщениям.
• Адрес отправителя (или имя отправителя): отображает адрес электронной почты отправителя. В некоторых случаях может отображаться имя отправителя, если оно указано.
• Тема письма и фрагмент текста: отображает тему письма и начало текста сообщения. Это позволяет получить краткое представление о содержании письма без необходимости его открытия.
• Дата отправки: отображает дату отправки письма, позволяет определить, когда было получено письмо.

Работа с письмами

После открытия письма в области предпросмотра или в отдельном окне, пользователю доступны следующие действия:

• Просмотр информации об отправителе и получателе.
• Чтение содержимого письма.
• Ответить (кнопка в нижней части окна): создает новое письмо, адресованное отправителю исходного письма.
• Ответить всем (кнопка в нижней части окна) создает новое письмо, адресованное отправителю и всем получателям, указанным в полях «Кому» и «Копия» исходного письма.
• Переслать (кнопка в нижней части окна): создает новое письмо с исходным письмом, позволяет переслать письмо другому получателю, который не был включен в исходную переписку.

Кроме того в правой части письма находится панель действий с помощью которой также можно:

• Отметить письмо как важное  .
• Ответить на письмо  .
• Выпадающее меню . При нажатии на иконку с тремя точками в панели действий открывается выпадающее меню, содержащее дополнительные функции для управления письмом:
  • Печать: позволяет отправить на печать текущее письмо
  • Ответить всем: создает новое письмо, адресованное отправителю и всем получателям, указанным в полях «Кому» и «Копия» исходного письма
  • Переслать: создает новое письмо с исходным письмом, позволяет переслать письмо другому получателю, который не был включен в исходную переписку.
    

Реакции в письмах:

Чтобы отправитель и получатель могли обмениваться реакциями, их почтовые адреса должны быть привязаны к одному и тому же почтовому клиенту «Почта», в интерфейсе которого происходит отправка и просмотр смайликов.

Чтобы оценить письмо нажмите на иконку внизу письма. Вы может поставить несколько реакций, но по одному разу. Выбранный смайл нельзя отменить.

Реакции могут оставлять как получатели, так и отправитель, вы также можете присоединиться к чьей-то реакции. Все оставленные реакции суммируются и отображаются внизу письма. Они видны всем участникам переписки.

Создание и отправка писем

Кнопка «+ Создать сообщение» открывает окно нового письма. Далее подробно рассмотрены функции и назначение каждого элемента этого окна.

• Поле «От»: в поле указывается адрес отправителя.
• Поле «Кому»: в данном поле указывается основной получатель (или несколько получателей) письма.
• Кнопка «Копия»:  при нажатии на «Копия» появляется поле для добавления адресов электронной почты. Получатели, указанные в поле «Копия», получают копию письма, и их адреса видны всем получателям.
• Кнопка «Скрытая копия»:  аналогично «Копии», при нажатии на «Скрытая копия» появляется поле для ввода адресов электронной почты. Получатели, указанные в поле «Скрытая копия», получают копию письма, но их адреса не видны другим получателям.
• Поле «Тема»: краткое описание содержания письма. Тема письма помогает получателю понять, о чём письмо, прежде чем открывать его.
• Основная область окна (текстовое поле): здесь вводится текст письма.
• Кнопка «Отправить»: нажатие на кнопку отправляет письмо указанным получателям.
• Кнопка форматирования текста  : Открывает панель форматирования текста, где можно изменять шрифт, размер, цвет текста, выравнивание и другие параметры.
• Кнопка «Прикрепить файл»  : позволяет прикрепить файлы к письму. Можно прикреплять документы, изображения, видео и другие файлы.
• Кнопка «Вставить изображение»  : позволяет вставить изображение непосредственно в текст письма (в отличие от прикрепления файла).
• Кнопка «Удалить»  : удаляет черновик письма.
• Кнопка «Свернуть»  : сворачивает окно.
• Кнопка «Развернуть»  : разворачивает окно на весь экран или восстанавливает его предыдущий размер.
• Кнопка «Закрыть»  : закрывает окно. Если письмо не отправлено, оно автоматически сохранится в черновиках.
• Можно потянуть за край письма для изменения его размеров.

Действия с письмами

Перемещение между папками:

Функция перемещения писем позволяет сортировать и классифицировать корреспонденцию, перемещая письма из одной папки  в другие, например пользовательские.

Для перемещения писем выберете одно или несколько писем отметив их флагами и на появившейся панели инструментов над списком писем нажмите иконку и в появившемся окне укажите целевую папку для перемещения.

Для перемещения только одного письма щелкнуть левой кнопкой мыши по письму, затем нажать  и в появившемся окне указать целевую папку для перемещения.

Отметить как важное:

Иконка флага  позволяет отметить письмо, как важное. Если иконка красного цвета  , то это индикатор того, что письмо помечено пользователем как важное, письма с установленным флагом могут быть отфильтрованы или отсортированы для облегчения доступа к важным сообщениям.

Удаление и восстановление писем:

Удаление писем позволяет очистить почтовый ящик от ненужной корреспонденции.

Выберите письмо или несколько писем, которые требуется удалить. Нажмите кнопку «Удалить». Письма будут перемещены в папку «Корзина».

Восстановить письма из папки «Корзина», можно переместив его обратно в папку.

Фильтры

При нажатии иконки  фильтра на верхней панели инструментов становится доступно выпадающее меню с различными опциями для фильтрации и сортировки писем в текущей папке:

• Непрочитанные: отображает только письма, которые еще не были прочитаны.
• Важные: отображает только письма, помеченные как важные.
• С вложением: отображает только письма, содержащие прикрепленные файлы
• Очистить фильтры: сбрасывает все активные фильтры и отображает все письма в текущей папке.
• Сначала новые: сортирует письма по дате получения, отображая самые новые письма вверху списка.
• Сначала старые: сортирует письма по дате получения, отображая самые старые письма вверху списка.

Использование фильтров:

Чтобы применить фильтр, просто выберите нужную опцию в меню. Активные фильтры отмечаются в меню. Выбранные фильтры суммируются.

Отмена фильтров:

Чтобы отменить фильтр, необходимо нажать на соответствующую опцию в меню, исчезнет. Чтобы отменить все фильтры сразу, используйте опцию «Очистить фильтры».

Дополнительные функции

Добавление и управление папками:

Кнопка «+Добавить папку» бокового меню в позволяет создать папку верхнего уровня. Для этого необходимо нажать «+Добавить папку» и в окне «Новая папка» задать имя папки и нажать «Создать». Папка будет добавлена в список папок бокового меню.

Так же можно создать папку внутри любой существующей (в том числе и пользовательской) папки. Для этого необходимо в списке папок бокового меню выбрать нужную папку и нажать  далее в меню выбрать пункт «Добавить папку», в появившемся окне задать название папки и нажать «Создать», папка будет добавлена как вложенная (дочерняя) в выбранную папку.

Дерево папок можно сворачивать и разворачивать. Система запоминает последнее состояние навигационной панели. Папки можно редактировать или удалять (со всеми письмами).

Использование ярлыков:

Раздел «Ярлыки»: позволяет организовывать и категоризировать письма. Ярлыки позволяют пользователям создавать собственные метки для группировки писем по различным признакам, например, по темам, проектам или отправителям. В отличие от папок, одно письмо может иметь несколько ярлыков, что обеспечивает гибкость в организации почты. Рядом с заголовком раздела находится кнопка «+», она позволяет создать новый ярлык.

В разделе «Ярлыки» бокового меню нажать «+», появится окно «Создание ярлыка».

Для визуальной идентификации ярлыка выберите цвет, щелкнув по соответствующему цветному квадрату в верхней части окна.

Введите название для ярлыка. Нажмите «Сохранить» и ярлык будет создан.

Чтобы присвоить ярлыки письму (или сразу нескольким), выделите нужное письмо (письма). Затем на верхней панели инструментов нажмите кнопку «Ярлыки» и выберите нужные ярлыки из выпадающего списка.

После выбора ярлыка в боковом меню в списке писем будут отображаться только те письма, которым присвоен этот ярлык.

Поиск

Помимо обычного поиска по ключевым словам, имеется возможность расширенного поиска, который позволяет точно находить нужные письма, задавая различные параметры.

Для осуществления обычного поиска необходимо ввести в поле поиска искомое слово или часть слово и нажать «Enter» В результате поиска появятся письма соответствующие искомому значению, при этом поиск будет осуществляться по всем доступным полям сообщения, в выбранной в боковом меню папке.

Расширенный поиск:

Для выполнения расширенного поиска в поле «Поиск» необходимо нажать  , откроется форма расширенного поиска.

• От кого: позволяет находить письма, отправленные конкретным отправителем. Для этого достаточно ввести часть или весь адрес электронной почты или имя отправителя в поле поиска. Система проведет поиск по всем доступным данным, и в результатах будут отображены письма, соответствующие введенному значению.
• Кому: позволяет искать письма, отправленные определенному получателю. Введите адрес электронной почты или имя получателя.
• Тема: позволяет искать письма с определенной темой
• Содержит слова: осуществляет поиск по всем доступным полям сообщения.
• Дата:  позволяет искать письма, отправленные или полученные в определенный день, период времени или диапазон дат. Нажмите на иконку календаря, чтобы выбрать дату или диапазон дат.
• Где искать: определяет область поиска писем, для это необходимо выбрать нужную папку их выпадающего списка.
• Непрочитанные: если поставить флаг, будут отображены только непрочитанные письма, соответствующие остальным критериям поиска.
• Важные: если поставить флаг, будут отображены только письма, помеченные как важные, соответствующие остальным критериям поиска.
• Есть вложения: если поставить флаг, будут отображены только письма, содержащие вложения, соответствующие остальным критериям поиска.
• Сбросить фильтры: нажатие на эту кнопку сбросит все заданные параметры поиска формы расширенного поискам.
• Поиск: после задания всех необходимых параметров нажмите кнопку «Поиск», чтобы начать поиск.

Настройки

Раздел «Настройки» позволяет пользователям настроить различные аспекты своей работы с почтой. Доступ к этому разделу осуществляется через кнопку  шестеренки в верхней панели. Раздел «Настройки» включает в себя следующие подразделы:

• Фильтры: настройка правил автоматической обработки входящих писем. Поддерживается создание фильтров по различным критериям (отправитель, тема, ключевые слова) с возможностью применения следующих действий: перемещение в папку, пометка, удаление.
• Автоответчик: автоматизированная система ответов на входящие письма. Настраиваемые параметры позволяют задать текст ответа и условия его отправки, оптимизируя обработку входящего потока.
• Пересылка: позволяет автоматически перенаправлять входящие письма на другой адрес электронной почты.
• Подпись: позволяет настроить подпись, которая будет автоматически добавляться к исходящим письмам. Можно создать подпись для новых сообщений и для ответов/пересылок.

Фильтры

Фильтрация входящей почты с возможностью создавать правила автоматической обработки сообщений. Правила задаются на основе различных критериев.

Для создания фильтра необходимо нажать кнопку «Добавить фильтр» (или «Добавить», если уже имеется хотя бы один фильтр) в подразделе «Фильтры» раздела «Настройки».

В окне создания фильтра настроить нужные параметры:

1. Общие параметры:

• Название фильтра — поле для задания имени фильтра, позволяющего идентифицировать его в списке фильтров.
• Фильтр включен — тумблер для активации или деактивации фильтра. Если тумблер активирован, фильтр будет применяться ко всем входящим сообщениям.

2. Условия:

• Если выполнены — тумблер для активации одного из вариантов условия:
  • Все условия: фильтр будет применяться, только если выполнены все заданные условия;
  • Хотя бы одно: фильтр будет применяться, если выполнено хотя бы одно из заданных условий.
• Условие:
  • Поле: выбор поля для проверки.
  • Оператор: выбор оператора сравнения (содержит/не содержит).
  • Значение: текстовое поле для ввода значения, с которым будет сравниваться выбранное поле.

3. Действия:

• Действие: выбор действия из выпадающего списка, которое будет выполнено, если условия выполнены.
• Описание действия: выбор из выпадающего списка папки для перемещения, если в поле «Действие» выбран вариант «Поместить в папку».
• Пометить прочитанным: помечает письмо как прочитанное.
• Пометить флагом: помечает письмо как важное.

В списке фильтров над фильтрами доступны следующие действия:

• Тумблер «Включить/выключить»: позволяет быстро включить или выключить фильтр.
• Меню действий  :
  • Редактировать: открывает форму редактирования фильтра;
  • Включить/Выключить: Включает/Отключает фильтр;
  • Запустить сейчас: применяет фильтр к уже существующим письмам в почтовом ящике. Эта функция позволяет обработать старые письма в соответствии с новыми правилами фильтрации.
  • Удалить: удаляет фильтр.
    

Автоответчик

Функция автоматической отправки ответов на входящие письма. Предназначена для информирования отправителей в период временной недоступности. Настраиваемые параметры позволяют задать период активности и текст ответа.

Настройка автоответчика:

1. Включить автоответчик: установка тумблера в активное положение активирует функцию автоматической отправки ответов.
2. Применять в ограниченный период: установка флажка позволит настроить период действия автоответчика, для этого необходимо задать в соответствующих полях дату начала и дату окончания автоматической отправки ответов.
3. Содержание ответа:

• • Тема сообщения (необязательно): позволяет ввести тему автоматического ответа.
  • Текст автоответа: текст автоматического ответа в текстовом редакторе. Редактор позволяет форматировать текст, добавлять ссылки и изображения.

После настройки всех параметров нажмите кнопку «Сохранить» в правом верхнем углу экрана, чтобы сохранить изменения. Кнопка «Отменить изменения» отменяет внесённые изменения и возвращает к предыдущим настройкам.

При активации автоответчика, все входящие письма будут получать автоматический ответ в соответствии с заданными настройками.

Пересылка

Функция автоматической переадресации копий входящих писем на указанный адрес электронной почты. Пересылаются все входящие письма, кроме спама.

Настройка пересылки:

1. Включить пересылку: тумблер активирует/деактивирует функцию.
2. Адрес пересылки: поле ввода, в котором необходимо указать адрес электронной почты, куда будут пересылаться все входящие письма кроме спама.
3. Удалять пересланные сообщения: включение данной опции приводит к автоматическому удалению оригиналов пересланных писем из основного почтового ящика после отправки копии на указанный адрес. Предназначено для предотвращения дублирования и снижения нагрузки на почтовый ящик.

Нажатие кнопки «Сохранить» применит все внесенные изменения к настройкам пересылки.

Нажатие кнопки «Отменить изменения» отменит все внесенные изменения и вернёт к предыдущим настройкам.

Подпись

Позволяет настроить автоматическое добавление личной подписи к исходящим письмам.

Настройка подписи:

1. Для новых сообщений: активация тумблера позволяет добавлять подпись ко всем новым исходящим письмам.
2. Для ответов и пересылок: активация тумблера позволяет добавлять подпись к ответам на входящие письма и к пересылаемым сообщениям.
3. Поле для ввода и редактирования подписи: позволяет создать и форматировать текст подписи.

Нажатие кнопки «Сохранить» применит все внесенные изменения к настройкам подписи.

Нажатие кнопки «Отменить изменения» отменит все внесенные изменения и вернёт к предыдущим настройкам.