Выставление счетов

Для создания счета:

1. Нажмите кнопку Создать в левом верхнем углу и выберите опцию Счет.
2. Проверьте Номер счета.

   По умолчанию номер счета генерируется автоматически с использованием префикса INV и числа в формате #######, начиная с 0000001. Но его легко изменить при создании счета. Для этого нажмите на ссылку Изменить формат рядом с полем Номер счета. Введите нужный Префикс и Начальный номер.

   Если вы не хотите, чтобы номера счетов генерировались автоматически, снимите флажок генерировать автоматически. После этого вы сможете ввести любой нужный номер вручную.

   Примечание: Эта возможность доступна только для администраторов портала и модуля CRM.
3. Определите Дату выставления: выберите ее из календаря или введите вручную в следующем формате: дд/мм/гггг.

   Дата выставления - это дата, когда счет выставляется покупателю.

4. Выберите в поле поиска Покупателя, которому вы хотите выставить счет.

   Система будет использовать информацию об адресе выставления счета, сохраненную в базе клиентов. В случае необходимости вы можете изменить эти данные с помощью ссылки Изменить адрес выставления счета, которая появляется под именем покупателя, после того как он выбран.

5. Выберите в поле поиска Получателя.

   Если Получатель и Покупатель совпадают в одном лице, установите флажок совпадает с покупателем и добавьте адрес доставки, нажав на соответствующую ссылку, появившуюся рядом со ссылкой Изменить адрес выставления счета.

6. Свяжите счет с одной из имеющихся возможных сделок.
7. Определите Срок оплаты. Для этого используйте один из доступных вариантов справа: При получении, 15 дней, 30 дней или 45 дней, или выберите дату из календаря, или введите вручную в следующем формате дд/мм/гггг.

   Срок оплаты - это дата, к которой счет должен быть оплачен.

8. Выберите Язык счета из списка доступных.
9. Выберите Валюту счета. По умолчанию используется валюта, указанная в профиле клиента. Если в профиле клиента валюта не указана, используется валюта по умолчанию, указанная в настройках модуля CRM. В случае необходимости вы можете выбрать любую другую валюту из списка доступных.

   При выборе валюты, отличной от валюты по умолчанию, указанной в настройках модуля CRM, также отображается поле Обменный курс. Задайте соответствующий обменный курс и нажмите на кнопку Сохранить.

   Примечание: Администраторы портала и модуля CRM могут изменить валюту по умолчанию и задать обменный курс для валют из списка в разделе Настройки >> Настройки валюты. Для получения дополнительной информации, пожалуйста, обратитесь к этой статье.
10. Введите Номер заказа, если он доступен.
11. Укажите Условия оплаты.

    Если вы хотите задать общие условия для всех последующих счетов, нажмите на ссылку По умолчанию, расположенную под полем Условия, введите условия и нажмите кнопку Сохранить.

12. Введите Примечания для клиента, если это необходимо.

    Эти примечания будут отображаться в счете и в тексте письма, если вы отправите счет с помощью Почты онлайн-офиса.

13. Заполните раздел Товары и услуги.

    Перечислите товары и услуги, предоставленные клиенту. Их можно выбрать из списка, если они доступны, или создать прямо здесь. Для этого откройте список Выбрать позицию и нажмите на ссылку Создать новую позицию.

    Введите Количество товара и Скидку, если она применяется в данном случае.

    Добавьте Налог с продаж или оставьте это поле пустым. Налог, который требуется применить, можно выбрать из списка, если он уже доступен, или создать новый налог прямо здесь. Для этого откройте список Налог и нажмите на ссылку Создать налог.

    Таким же образом можно добавить любое нужное количество товаров и услуг.

14. Проверьте Подытог и Итоговую сумму, вычисленные автоматически на основе вышеуказанных данных.
15. Нажмите кнопку Добавить этот счет или используйте кнопку Добавить и создать новый счет, чтобы начать создание нового счета сразу после сохранения текущего.

Примечание: Чтобы указать сведения о вашей компании, которые будут использоваться в счетах, разверните список Настройки на левой боковой панели, выберите раздел Настройки счетов и нажмите на ссылку Профиль организации.

Здесь можно выполнить следующие действия:

1. ввести название компании,
2. добавить логотип компании, нажав на кнопку Сменить логотип под изображением по умолчанию,
3. указать адрес вашей организации, заполнив поля раздела Адрес.

Вся эта информация будет помещаться и отображаться в счетах.

После создания счета он будет добавлен в Черновики счетов. После того как счет будет отправлен клиенту, оплачен или отклонен им, вы можете изменить его статус в списке Счета.

1. выберите в списке Счета нужный счет,
2. нажмите расположенную выше кнопку Изменить статус,
3. выберите подходящий статус: Черновик, Выставлен, Оплачен или Отклонен.

Чтобы отредактировать счет,

1. выберите в списке Счета нужный счет,
2. щелкните по значку  справа от названия счета,
3. выберите из выпадающего списка Действия опцию Редактировать счет,
4. внесите все нужные изменения и нажмите кнопку Сохранить изменения.

Используя раскрывающееся меню Действия, вы также можете скачать, распечатать, отправить по электронной почте, продублировать или удалить выбранный счет.